Właściciel nie zwraca kaucji? Terminy, potrącenia i pozew

Wynajmujący ma miesiąc na zwrot kaucji, liczony od dnia opróżnienia lokalu – nie od dnia zakończenia umowy. Może potrącić z niej wyłącznie należności z tytułu najmu, np. zaległy czynsz, nieopłacone opłaty czy koszt naprawy szkód wykraczających poza normalne zużycie. Jeśli po tym terminie pieniądze nie wracają, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty, a gdy to nie pomoże – złóż pozew. Przy kwocie do 20 000 zł sprawa trafi do postępowania uproszczonego.

Ile może wynosić kaucja i kiedy musi wrócić

Zasady zwrotu kaucji za mieszkanie wynikają z ustawy o ochronie praw lokatorów (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725 ze zm.), a nie tylko z umowy. Umowa nie może pogorszyć sytuacji najemcy w stosunku do ustawy – np. wydłużyć terminu zwrotu ani podnieść kaucji ponad limit.

Limit liczy się od stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Ustawa przewiduje też zwrot kaucji zwaloryzowanej: w kwocie równej iloczynowi aktualnego czynszu i krotności przyjętej przy pobraniu kaucji, nie niższej jednak niż kaucja wpłacona (art. 6 ust. 3, który według art. 19e stosuje się także do najmu okazjonalnego). Jeśli czynsz w trakcie najmu wzrósł, warto o tym pamiętać przy rozliczeniu.

Co wynajmujący może potrącić, a czego nie

Z kaucji można pokryć należności związane z najmem. Typowo są to:

• zaległy czynsz i opłaty, które zgodnie z umową miał płacić najemca,
• niedopłaty za media wynikające z rozliczeń,
• koszt usunięcia szkód, za które odpowiada najemca,
• przy najmie okazjonalnym – koszty egzekucji opróżnienia lokalu, jeśli do niej doszło.

Nie wolno natomiast obciążać najemcy zużyciem będącym następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Wytarta podłoga po kilku latach, lekko przybrudzone ściany czy wyblakłe zasłony to zwykłe zużycie. Pamiętaj jednak, że Kodeks cywilny domniemywa, iż lokal został wydany najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Jeśli przy wprowadzeniu nie spisano protokołu, trudniej wykazać, że rysa na blacie była tam wcześniej. Drobne nakłady – m.in. drobne naprawy podłóg, drzwi i okien czy malowanie ścian – co do zasady obciążają najemcę (art. 681 KC), chyba że umowa stanowi inaczej.

Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia lokalu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 KC).

Kaucja nie wraca – co zrobić krok po kroku

1. Zadbaj o protokół zdawczo-odbiorczy przy wyprowadzce. Opisz stan pomieszczeń i wyposażenia, spisz stany liczników, liczbę oddanych kluczy i datę wydania lokalu. Zrób zdjęcia lub nagranie z datą. Od tego dnia biegnie miesięczny termin.
2. Poproś o rozliczenie. Jeśli wynajmujący zamierza coś potrącić, poproś o wyliczenie i dokumenty (rachunki, kosztorys, zdjęcia szkód).
3. Po upływie miesiąca wyślij wezwanie do zapłaty. Najlepiej listem poleconym, a dodatkowo e-mailem lub SMS-em, jeśli tak się komunikowaliście.
4. Spróbuj porozumienia. W pozwie trzeba podać, czy strony próbowały mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie – dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Udział w mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację przed wniesieniem pozwu obniża opłatę od pozwu o dwie trzecie, nie więcej jednak niż o 400 zł (art. 13e ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
5. Złóż pozew o zwrot kaucji. Sprawy o świadczenie do 20 000 zł rozpoznaje się w postępowaniu uproszczonym (art. 505¹ Kodeksu postępowania cywilnego). Możesz też skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego (e-sąd), w którym pobiera się czwartą część opłaty. Do kwoty kaucji możesz doliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia następującego po upływie terminu zwrotu (art. 481 KC).

Co powinno zawierać wezwanie do zwrotu kaucji

• dane twoje i wynajmującego, adres lokalu i datę umowy,
• wysokość wpłaconej kaucji i dowód jej wpłaty (przelew, umowa, pokwitowanie),
• datę opróżnienia lokalu i odwołanie do protokołu,
• podstawę prawną: art. 6 ust. 4 albo – przy najmie okazjonalnym – art. 19a ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów,
• termin zapłaty (np. 7 dni) i numer rachunku,
• zapowiedź skierowania sprawy do sądu w razie braku zapłaty.

Ile kosztuje pozew o zwrot kaucji

W sprawach o roszczenia pieniężne do 20 000 zł pobiera się opłatę stałą zależną od kwoty (art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1228):

Jeśli wygrasz, sąd co do zasady zasądzi od wynajmującego zwrot kosztów procesu.

Jak nie stracić kaucji przy kolejnym najmie

• Nie płać niczego przed podpisaniem umowy i przed obejrzeniem mieszkania. Sprawdź, czy wynajmujący jest właścicielem – księgi wieczyste są jawne i można je przejrzeć w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości.
• Wpłacaj kaucję przelewem albo bierz pokwitowanie z kwotą i datą. Dlaczego to ważne, wyjaśniamy w artykule o płaceniu za najem gotówką.
• Spisz protokół przy wprowadzeniu – ze zdjęciami usterek i stanami liczników.
• Zapisz w umowie zasady rozliczenia: wysokość kaucji, rachunek do zwrotu, sposób rozliczenia mediów.
• Nie „odmieszkuj” kaucji bez pisemnej zgody wynajmującego. Kaucja zabezpiecza należności istniejące w dniu opróżnienia lokalu, a niezapłacony czynsz za ostatnie miesiące to zaległość, która może stać się podstawą wypowiedzenia.

Przy najmie okazjonalnym obowiązują te same zasady ochrony kaucji, ale niższy limit (6-krotność czynszu). O tym, czym ta forma różni się od zwykłej umowy, piszemy w tekście o różnicach między najmem okazjonalnym a zwykłym. Jeśli spór o kaucję wymaga oceny konkretnej umowy, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

Najczęstsze pytania