Czy można podpisać umowę najmu okazjonalnego online?

Krótka odpowiedź: samą umowę najmu okazjonalnego można zawrzeć bez spotkania – w formie elektronicznej, jeśli obie strony podpiszą ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie da się jednak zdalnie sporządzić aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji: polskie prawo w listopadzie 2026 r. nie przewiduje aktów notarialnych na odległość. Najem okazjonalny można więc w dużej części przygotować online, ale wizyta najemcy u notariusza pozostaje obowiązkowa.

Co da się załatwić online, a co nie

Umowa w formie elektronicznej – jak zrobić to poprawnie

Art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725) wymaga, by umowa najmu okazjonalnego i jej zmiany miały formę pisemną pod rygorem nieważności. Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795) do zachowania formy elektronicznej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a tak złożone oświadczenie jest równoważne formie pisemnej.

• Obie strony podpisują ten sam plik (np. PDF) kwalifikowanym podpisem albo każda podpisuje swój egzemplarz i strony je wymieniają.
• Skan podpisanej kartki, zdjęcie, e-mail z „akceptuję” czy podpis narysowany w aplikacji nie spełniają wymogu formy pisemnej – przy rygorze nieważności to realne ryzyko.
• Kodeks cywilny wprost zrównuje z formą pisemną tylko podpis kwalifikowany; przy innych rodzajach podpisu elektronicznego bezpieczniej podpisać umowę na papierze.
• Zachowaj podpisany plik w oryginalnej postaci – to on jest dokumentem, a nie jego wydruk.

Uwaga: żądanie opróżnienia lokalu, które właściciel wysyła po zakończeniu najmu, musi mieć urzędowo poświadczony podpis (art. 19d ust. 2). Elektroniczna umowa nie zmienia tego wymogu.

Dlaczego nie ma „notariusza online”

Ustawa – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614) wymaga, aby notariusz stwierdził tożsamość osób biorących udział w czynności (art. 85), a akt przed podpisaniem został odczytany w jego obecności (art. 94 § 1). Ani tekst jednolity z 2026 r., ani uchwalone później zmiany nie wprowadzają sporządzania aktów notarialnych przez wideorozmowę. Elektronicznie notariusz może natomiast wydać wypis aktu – opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (art. 110a).

Oferty „notariusza online” przy najmie okazjonalnym zwykle oznaczają więc zdalne przygotowanie dokumentów i umówienie terminu, a nie zdalne podpisanie aktu. Więcej o tym etapie piszemy w tekście czy notariusz jest obowiązkowy przy najmie okazjonalnym.

Gdy jesteś za granicą

Polski konsul może poświadczyć własnoręczność podpisu (art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy – Prawo konsularne, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 711), co przydaje się, gdy oświadczenie o zgodzie na zamieszkanie podpisuje osoba mieszkająca poza Polską. Akt notarialny konsul może sporządzić tylko po uzyskaniu pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości (art. 28 ust. 3), dlatego oświadczenie najemcy w praktyce składa się u notariusza w Polsce. Osoby, które przyjechały z zagranicy, znajdą więcej informacji w poradniku poręczenie dla cudzoziemców.

„Poręczenie” przez internet – na co uważać

Dokument, który rynek nazywa „poręczeniem” albo „adresem do najmu okazjonalnego”, to oświadczenie właściciela lokalu lub osoby z tytułem prawnym do lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących (art. 19a ust. 2 pkt 3). Na żądanie wynajmującego podpis pod nim musi być poświadczony notarialnie. Zamawiając go online, sprawdź:

• czy w oświadczeniu jest konkretny, istniejący adres lokalu i dane osoby, która ma do niego prawo;
• czy treść obejmuje zgodę na zamieszkanie najemcy (i domowników, jeśli zamieszkają z nim);
• czy otrzymasz papierowy oryginał – poświadczenie notarialne podpisu ma postać papierową;
• czy wariant (zwykły podpis czy podpis poświadczony notarialnie) odpowiada temu, czego żąda wynajmujący – zapytaj go przed zamówieniem.

Takie oświadczenia przygotowujemy w kilku wariantach – od wersji ze zwykłym podpisem i podanym adresem za 298 zł po wersję z podpisem poświadczonym notarialnie za 413 zł – i wysyłamy je przez InPost. Czym dokładnie jest ten dokument, wyjaśniamy w artykule czym jest poręczenie przy najmie okazjonalnym.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego przez internet

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Ustawa nie przewiduje urzędowego wzoru – urzędy udostępniają formularze, a zgłoszenie z kopią umowy można wysłać elektronicznie, np. jako pismo ogólne przez e-Urząd Skarbowy lub przez usługę „Wyślij pismo ogólne” na gov.pl. Potwierdzenie warto zachować, bo najemca może zażądać jego okazania (art. 19b ust. 2), a bez zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d (art. 19b ust. 3).

Plan: najem okazjonalny z minimum wizyt

1. Uzgodnij z wynajmującym umowę mailowo i zapytaj, czy wymaga oświadczenia z podpisem poświadczonym notarialnie.
2. Załatw oświadczenie właściciela innego lokalu – od bliskich lub online.
3. Umów notariusza i prześlij mu dane do projektu aktu.
4. Złóż oświadczenie w kancelarii (jedna wizyta).
5. Podpiszcie umowę – na papierze albo kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.
6. Wynajmujący wysyła zgłoszenie do urzędu skarbowego online i przekazuje Ci potwierdzenie.

Najczęstsze pytania