Jakie dokumenty są potrzebne do najmu okazjonalnego?

Krótka odpowiedź: do najmu okazjonalnego potrzebujesz umowy zawartej na piśmie oraz trzech załączników: aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji, wskazania innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać, oraz oświadczenia właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy. Po rozpoczęciu najmu wynajmujący musi jeszcze zgłosić umowę do urzędu skarbowego i zachować potwierdzenie.

Dokumenty wymagane przez ustawę

Katalog wynika z art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725). Ustawa używa sformułowania „w szczególności”, więc strony mogą dołączyć więcej dokumentów, ale tych trzech nie może zabraknąć.

Oświadczenie z przedostatniego wiersza tabeli w ogłoszeniach i rozmowach nazywa się „poręczeniem” lub „adresem do najmu okazjonalnego”. Nie jest to jednak poręczenie z Kodeksu cywilnego – osoba podpisująca nie odpowiada za czynsz najemcy, tylko zgadza się, by najemca mógł u niej zamieszkać po ewentualnej egzekucji.

Co powinno zawierać oświadczenie właściciela innego lokalu

Ustawa nie podaje wzoru, ale z art. 19a ust. 2 pkt 3 wynika, co musi z niego jasno wynikać. W praktyce oświadczenie powinno zawierać:

• dane osoby składającej oświadczenie (imię, nazwisko, dane z dokumentu tożsamości) i informację, czy jest właścicielem lokalu, czy ma do niego inny tytuł prawny;
• dokładny adres lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać;
• dane najemcy, a jeśli wraz z nim mają mieszkać inne osoby – sformułowanie obejmujące także osoby z nim zamieszkujące;
• wyraźną zgodę na zamieszkanie najemcy w tym lokalu w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania;
• datę i podpis – własnoręczny albo poświadczony notarialnie, jeśli zażądał tego wynajmujący.

Ustawa nie wymaga dołączania odpisu księgi wieczystej lokalu wskazanego w oświadczeniu, ale wynajmujący może o nie poprosić. Jeżeli lokal ma kilku współwłaścicieli, bezpieczniej, by oświadczenie podpisali wszyscy – przepisy tego wprost nie przesądzają, a ułatwia to późniejszą egzekucję.

Co zabrać do notariusza

Najemca idzie do kancelarii, aby złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego. Przygotuj:

• ważny dokument tożsamości – dowód osobisty, a w przypadku cudzoziemca paszport lub kartę pobytu (notariusz musi stwierdzić tożsamość, art. 85 ustawy – Prawo o notariacie);
• dane wynajmującego i adres wynajmowanego lokalu;
• umowę najmu lub jej uzgodniony projekt z datą zawarcia i okresem najmu;
• adres innego lokalu oraz podpisane oświadczenie jego właściciela;
• jeśli nie znasz języka polskiego – informację dla kancelarii, że potrzebny będzie tłumacz (art. 87 § 1 pkt 1).

Warto wysłać te dane do kancelarii kilka dni wcześniej, aby projekt aktu był gotowy na wizytę. Szerzej o roli notariusza piszemy w tekście czy notariusz jest obowiązkowy przy najmie okazjonalnym, a o sytuacji osób z zagranicy – w poradniku poręczenie dla cudzoziemców.

Dokumenty, których potrzebuje wynajmujący

Właściciel powinien mieć pod ręką dokumenty, bez których nie przeprowadzi procedury z art. 19d. Do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności dołącza się bowiem:

1. żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia najemcy albo nadania listem poleconym;
2. dokument potwierdzający tytuł prawny do wynajmowanego lokalu (np. odpis księgi wieczystej lub akt nabycia);
3. potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Bez zgłoszenia w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu przepisów art. 19c i 19d nie stosuje się (art. 19b ust. 3). Najemca ma prawo zażądać okazania potwierdzenia zgłoszenia (art. 19b ust. 2).

Dokumenty nieobowiązkowe, ale przydatne

• Protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników, wyposażeniem i zdjęciami – podstawa do rozliczenia kaucji.
• Potwierdzenie wpłaty kaucji. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu i podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności (art. 19a ust. 4–5).
• Zestawienie opłat. Oprócz czynszu właściciel pobiera tylko opłaty od niego niezależne, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 19c ust. 1) – warto je wypisać w umowie.

Gdy adres z oświadczenia przestaje być aktualny

Jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu (np. właściciel go sprzeda), ma 21 dni od dowiedzenia się o tym, aby wskazać inny lokal i przedstawić nowe oświadczenie jego właściciela (art. 19a ust. 3). W przeciwnym razie wynajmujący może wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Jak przechowywać dokumenty

• Każda strona powinna mieć egzemplarz umowy z kompletem załączników; oryginał oświadczenia właściciela innego lokalu i wypis aktu notarialnego są potrzebne przede wszystkim wynajmującemu.
• Zrób skany całego kompletu i trzymaj je w bezpiecznym miejscu poza wynajmowanym mieszkaniem.
• Zgubiony wypis aktu można odtworzyć – oryginał przechowuje notariusz, który wydaje kolejne wypisy stronom aktu i osobom wskazanym w akcie (art. 110 § 1 Prawa o notariacie).
• Dokumenty zachowaj co najmniej do rozliczenia kaucji i wszystkich należności po zakończeniu najmu.

Checklista przed podpisaniem umowy

• umowa na piśmie, na czas oznaczony, z kwotą czynszu, opłat i kaucji;
• wypis aktu notarialnego z oświadczeniem każdego najemcy;
• adres innego lokalu wpisany do umowy lub załącznika;
• oświadczenie właściciela tego lokalu – z podpisem poświadczonym notarialnie, jeśli wynajmujący tego wymaga;
• protokół zdawczo-odbiorczy;
• termin zgłoszenia do urzędu skarbowego zapisany w kalendarzu wynajmującego.

Jeśli brakuje Ci tylko oświadczenia właściciela innego lokalu, możesz porównać warianty dostępne w zakładce dokumenty do najmu okazjonalnego – od wersji ze zwykłym podpisem po wersję z podpisem poświadczonym notarialnie.

Najczęstsze pytania